Kajian Tentang Manajemen Pengetahuan

(Lesson of Knowledge management)

Alvin Toffler membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah otot (Muscle) karena pada saat itu produktivitasditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah mesin (Machine), dan pada era informasi faktor yang menonjol adalah pikiran,pengetahuan (Mind). Pengetahuan sebagai modal intelektual mempunyaipengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasidimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satukebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual,akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi. Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan. Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebutmemahami tujuan keberadaannya. Diantara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses, adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh didalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya kedalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya. Sehubungan dengan paparan tersebut, akhir - akhir ini banyak organisasiyang telah menjadikan manajemen pengetahuan (Knowledge Management) sebagai salah satu strategi untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktifitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi. Mereka mulai menerapkan manajemen pengetahuan dalam rangka peningkatan kinerja usaha dan daya tahan organisasi mereka. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah,pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses pembelajaran.
Pengetahuan manusia dimulai sejak manusia mengenal informasi, kemudian informasi yang didapat selanjutnya diteruskan kepada orang lainmelalui komunikasi. Komunikasi berlangsung antara manusia dengan manusia, baik itu komunikasi secara langsung maupun tidak langsung. Kemudian, pengetahuan dan informasi tersebut bergerak dinamis melalui organisasi dalam berbagai cara, tergantung bagaimana organisasi memandangnya. Jika kita melihat situasi saat ini, dimana hal yang pasti adalah ketidakpastian, maka ada satu hal pasti yang akan menjadi sumber utama organisasi untuk mendapatkan keberhasilan jangka panjang dan untuk tetap kompetitif, hal tersebut adalah pengetahuan. Pengetahuan bagi organisasi merupakan modal intelektual yang dapat dibeda–bedakan menurut jenis pengetahuan yang dimiliki seseorang. Dilihat dari jenisnya, ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan explicit dan pengetahuan tacit. Seperti yang dikemukakan oleh Polanyi (1967) bahwa, Pengetahuan juga bisa dibagi menurut pengetahuan tacit dan explicit.


• Tacit
– Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya
keahlian seseorang)
– Penting untuk kreatifitas dan inovasi
– Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
– Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli
• Explisit
– Dapat dikodifikasi/formulasi
– Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan penyerapan
– Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka,disebarkan dalam bentuk data, rumus, spesifikasi, dan manual. Pengetahuan tacit sifatnya sangat personal, sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan dan disebarkan kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa Explicit Knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh manual, buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Sedangkan Tacit Knowledge, merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri. Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :
(a) Dengan kegiatan belajar anggota – anggotanya
(b) Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).
Sedangkan menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua cara, yaitu : penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Dalam situasi di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak – pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses penggabungan pengetahuan dari pihak berbeda, oleh karena itu, modal ini tergantung kepada pertukaran antar pihak yang terlibat. Kadang – kadang pertukaran ini melibatkan perpindahan pengetahuan explicit, baik yang dimiliki secara individual maupun kolektif.
Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki
pandangan lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge
(pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu :
• Tacit knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan. Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik dan lain sebagainya).
• Explicit Knowledge
Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan. Jadi biasanya telah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak lain.
• Shared Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas. Dalam suatu komunitas, agar terjadi akselerasi dalam wilayah pembahasan pengetahuan itu sendiri, maka biasanya tacit knowledge akan ditransformasikan menjadi explicit knowledge. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat tulisan, laporan dan lain sebagainya. Memang tidak semua tacit knowledge dapat diubah menjadi explicit knowledge. Pada tahapan berikutnya agar dapat dimanfaatkan oleh komunitas, ataupun agar dapat dilakukannya peer-review untuk perbaikan, pengetahuan itu sendiri akan dicoba ditransformasikan sebagai suatu bentuk shared knowledge yang dapat digunakan bersama-sama oleh anggota komunitas. Hal ini misal dilakukan melalui media publikasi.
Proses penciptaan pengetahuan adalah proses spiral yang merupakan interaksi antara pengetahuan tacit dan eksplisit. Interaksi dari pengetahuan ini menghasilkan pengetahuan baru. Ada empat langkah penciptaan pengetahuan (Sumber: Ikujiro Nonaka, The Concept of “Ba”, 1998).
• Socialization
Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu. Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama – seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama – bukan melalui tulisan atau instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.
• Externalization
Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci. Pertama, artikulasi pengetahuan tacit – yaitu konversi dari tacit ke eksplisit – seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misal
dokumen, manual, dsb.
• Combination
Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks. Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:
Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru – termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data - data tersebut.
Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung
Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali – misal menjadi dokumen rencana, laporan, data pasar, dsb.
• Internalization
internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi. Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam organizational knowledge tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi. Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung. Contoh melalui program pelatihan. Kedua, penguasaan pengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.

Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi. Berdasarkan model pendekatan di atas maka batasan dari knowledge management sebagai berikut :
Teknologi (Technology), Manusia (People), Proses (Process), Manajemen Pengetahuan
Model lain adalah yang dikemukakan oleh ahli lain yang membagi model manajemen pengetahuan menjadi dua dimensi, sebagai berikut:
Dimensi pertama (bawah) terdiri dari aktifitas-aktifitas yang sangat penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi seperti :
• knowledge exchange,
• knowledge capture,
• knowledge reuse, dan
• knowledge internalization.
Secara keseluruhan, proses ini menciptakan sebuah organisasi pembelajaran (learning organization) yaitu sebuah organisasi yang memiliki keahlian dalam penciptaan, perolehan, dan penyebaran pengetahuan serta mengadaptasikan aktifitasnya untuk merefleksikan pemahaman dan inovasi baru yang didapat.
Sedangkan dimensi kedua (atas) terdiri dari elemen yang memungkinkan atau mempengaruhi aktifitas penciptaan pengetahuan, yaitu:
Strategy – penyelarasan strategi organisasi dengan strategi KMS.
Measurement – pengukuran yang diambil untuk menentukan apakah terjadi perbaikan KM atau ada manfaat yang telah diambil.
Policy – aturan tertulis atau petunjuk-petunjuk yang telah dibuat oleh Organisasi
Content – bagian dari knowledge-base organisasi yang ditangkap secara elektronik.
Process – proses-proses yang digunakan oleh knowledge worker organsisasi dalam rangka mencapai misi dan tujuan organisasi
Technology – teknologi informasi yang memfasilitasi proses identifikasi, penciptaan, dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi di seluruh bagian organisasi. Peran penting teknologi dalam KMS adalah memperluas jangkauan dan meningkatkan kecepatan transfer pengetahuan. Peran ini sangat tergantung pada dua aspek yang paling banyak mendukung, yaitu penyimpanan dan komunikasi.
Culture – lingkungan dan konteks yang di dalamnya proses-proses KM harus terjadi (sering disebut dengan istilah nilai, norma, dan praktek). Banyak usaha-usaha yang telah dilakukan untuk mendefinisikan proses-proses Knowledge Management. Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Masing-masing proses melibatkan perubahan satu bentuk pengetahuan (tacit atau explicit) ke bentuk pengetahuan lain (tacit atau explicit). Model ini memfokuskan pada persoalan penting pada bagaimana pengetahuan dapat diciptakan melalui pembagian keorganisasian dan menjadi berguna untuk mengidentifikasi dan menilai aktifitas-aktifitas penting tertentu dalam manajemen pengetahuan. Model lain, yang dikemukakan oleh Oluic-Vukovic (2001) menguraikan langkah dalam rantai pemrosesan pengetahuan: pengumpulan, penyusunan, penyaringan, penyampaian dan penyebaran. Model ini melingkupi lebih lengkap lagi cakupan aktifitas yang dilibatkan dalam aliran pengetahuan organisasi. Hampir menyerupai proses siklus hidup informasi yang menyarankan sekali lagi aspek yang saling berhubungan dari Information Management dan Knowledge Management. Untuk menganalisis beberapa inisiasi Knowledge Management, kita memerlukan sebuah kerangka yang dapat membantu kita untuk membandingkan aktifitas-aktifitas yang dilibatkan dalam inisiasi tersebut. France Bouthillier dan Kathleen Shearer (2002) memutuskan bahwa proses pengidentifikasian atau pengelompokkan terhadap aktifitas-aktifitas akan membantu tanpa memperdulikan masalah-masalah konseptual yang telah disebutkan sebelumnya. (Sumber : France Bouthillier and Kathleen Shearer, Information Research, Vol. 8 No. 1, October 2002)
Penemuan (discovery) melibatkan penempatan pengetahuan internal ke dalam organisasi. Proses ini membicarakan ungkapan yang sering dikutip, “seandainya kita mengetahui apa yang kita tahu” (“if only we knew what we know”). Organisasi besar yang tersebar secara geografis, non hirarki sadar bahwa proses pengumpulan pengetahuan (gathering) ini berguna terutama ketika satu bagian dari organisasi tidak mengetahui pengetahuan yang terdapat dalam bagian lainnya. Sedangkan perolehan atau penambahan (acquisition) berkaitan dengan membawa pengetahuan ke sebuah organisasi dari sumber eksternal. Penciptaan (creation) pengetahuan baru dapat dikerjakan dalam berbagai cara. Pertama, pengetahuan internal dapat digabungkan dengan pengetahuan internal lainnya untuk menciptakan pengetahuan yang baru. Dan yang kedua, informasi dapat dianalisis untuk menciptakan pengetahuan yang baru. Cara-cara tersebut adalah menambah nilai terhadap informasi sehingga dapat menghasilkan tindakan. Satu contoh dari proses penciptaan pengetahuan ini adalah competitive intelligence (kecerdasan yang kompetitif). Teknologi menjadi berguna pada tahap ini karena teknologi dapat memudahkan penciptaan pengetahuan baru melalui sintesis /
perpaduan data dan informasi yang didapat dari sumber yang bermacam- Setelah pengetahuan telah dikumpulkan, lalu harus disimpan (stored) dan dibagikan (shared). Berbagi (sharing) pengetahuan melibatkan pemindahan pengetahuan dari satu (atau lebih) orang ke seseorang (atau lebih) lain. Berbagi pengetahuan sering kali menjadi perhatian utama dalam manajemen pengetahuan dan jarang dibicarakan dalam literatur. Tidak hanya sebagian besar organisasi mengabaikan pemikiran bahwa semua pengetahuan harus didokumentasikan, melainkan mereka juga harus siap untuk mengimplementasikan metode-metode yang berbeda untuk membagikan jenis-jenis pengetahuan yang berbeda (Snowden, 1998). Hal tersebut adalah perdebatan bahwa fokus dari Knowledge Management tidak hanya pada pendistribusian (distribution) tidak juga pada penyebaran (dissemination) pengetahuan, tetapi pada pembagiannya (share). Meskipun pengetahuan dapat di peroleh pada tahapan individu, agar dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali digambarkan sebagai komunitas praktek. Contohnya, jika terdapat hanya satu orang yang mengetahui aturan dan prosedur organisasi, aturan dan prosedur seperti itu akan menjadi tidak
berguna dan tak berarti. Disisi lain, aturan dan prosedur berasal dari komunitas dan ada dengan tepat untuk mengatur aktifitas kelompok. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian menjadi krusial ketika anggota baru datang dan yang lain keluar. Manajemen informasi tidak benar-benar memfokuskan pada pembagian informasi dan lebih diorientasikan kepada pengawasan, pemeliharaan, dan penyimpanan informasi. Seseorang juga dapat berpendapat bahwa kegunaan dan nilai dari informasi tidak bergantung sebanyak pada konsumsi dan pembagian kolektifnya: konsumsi dan penggunaan individunya dapat menjadi sangat efektif
dari suatu sudut pandang organisasi. Sebenarnya, terlalu banyak pendistribusian informasi dapat mengarah pada kelebihan informasi yang dapat melumpuhkan tindakan. Berbagi pengetahuan dipahami, contohnya, oleh Bank Dunia sebagai kritikan untuk pembangunan ekonomi dan sebagai langkah penting berikutnya
melampaui penyebaran informasi (MacMorrow, 2001). Pada akhirnya, siklus manajemen pengetahuan tidak lengkap juga tidak berhasil jika tidak ada usaha yang dibuat untuk memastikan penggunaan pengetahuan yang telah disimpan dan dibagikan. Di sisi lain, kesuksesan proyek Information Management dicapai ketika pemeliharaan dan pencarian informasi dijamin sementara kesuksesan program Knowledge Management pada akhirnya bergantung pada sharing (berbagi) pengetahuan (Martensson, 2000) Ada kendala-kendala yang dihadapi sebelum akhirnya dapat memanfaatkan dan menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru, yaitu kendala dalam mengakses, mengorganisasikan, dan menangkap pengetahuan. Selain kendala dari dimensi proses tersebut, juga ada kendala dari dimensi budaya. Sebelum terciptanya suasana yang mendorong inovasi (innovate), diperlukan suasana yang mendorong dilakukannya berbagi (share) pengetahuan dan bekerja sama (collaborate).
Aplikasi teknologi yang memadai dapat memungkinkan teknologi menjadi hak milik yang strategik. Penggunaan teknologi informasi sebagai suatu aset yang strategik dalam mendesign dan mengelola organisasi dapat membuat organisasi lebih responsif, fleksibel dan efisien atau bahkan organisasi dalam posisi ofensif. Namun demikian aplikasi ini tidaklah selalu berhasil. Kesalahan dalam implikasi dan konsep dapat menyebabkan kegagalan dalam mengadopsi teknologi informasi. Masalah yang berkaitan dengan perencanaan dan implementasi teknologi informasi seharusnya mendapatkan perhatian yang serius oleh manajemen, hal ini ditujukan untuk memperoleh informasi dalam waktu singkat. Teknologi informasi adalah “teknologi elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh ruang dan waktu”. (J.B.Wahyudi, 1990).
Perkembangan teknologi informasi memainkan peranan amat penting dalam perkembangan konsep manajemen pengetahuan. Dalam catatan Beckman (1999, h.1.2), peristiwa penting yang menandai tonggak perkembangan manajemen pengetahuan adalah ketika di tahun 1980 organisasi DEC (Digital Equipment Corporation) dan Universitas Carnagie mellon mengembangkan sistem pakar untuk menetapkan konfigurasi perangkat keras komputer. Sejak itu banyak penelitian yang menuju pada pemanfaatan teknologi untuk memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan di kepala manusia. Namun baru enam tahun kemudian istilah “manajemen pengetahuan” diperkenalkan secara formal oleh Dr. Karl Wiig dalam sebuah pidatonya di konferensi ILO (badan buruh PBB). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam penerapan manajemen pengetahuan dapat didukung dengan teknologi informasi. Oleh karena itu, komponen selanjutnya dalam penerapan manajemen pengetahuan ini adalah teknologi; dalam hal ini berkaitan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). Istilah Teknologi Informasi merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Bila kita dengan mudah dapat menemukan batasan teknologi, tidaklah demikian halnya dengan batasan informasi. Hampir dapat dipastikan bahwa hampir semua kamus memberikan batasan yang berbeda tentang informasi. Oleh karena itu, secara umum informasi merupakan sesuatu arti yang diungkapkan oleh manusia atau oleh ekstrak dari fakta dan sama dengan cara konvensi yang diketahui dari representasi yang digunakan. Teknologi tidak saja terbatas pada perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia serta tujuan yang ditentukan, nilai yang digunakan untuk membuat pilihan pelaksanaan, dan criteria penilaian yang digunakan untuk memutuskan apakah manusia mengendalikan teknologi dan diperkaya oleh teknologi atau tidak. Yang termasuk teknologi informasi adalah antara lain (1) telekomunikasi, (2) sistem komunikasi optik, (3) sistem pita-video dan cakram video, (4) komputer, termasuk visi komputer, lingkungan data dan sistem pakar, (5) mikrobentuk, (6) komunikasi suara dengan bantuan komputer, (7) jaringan kerja data, (8) surat elektronik, dan (videoteks dan teleteks. Keberadaan teknologi informasi mampu menawarkan berbagai metode, antara lain :
Metode dan perkakas untuk merekam pengetahuan termasuk komputer, media simpan seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Pengakalan data teks lengkap memungkinkan pemakai menelusuri direktori, ensiklopedia, data statistik, dan keuangan yang terbacakan mesin. Ini semua dipermudah dengan tersedianya media simpan optik.
Metode menyimpan cantuman (record) mengenai berbagai kegiatan termasuk perangkat keras komputer seperti media simpan, yang dilengkapi perangkat lunak untuk merancang bangun, menciptakan, dan menyunting pangkalan data, spreadsheet, dan perangkat lunak sejenis.
Metode untuk mengindeks dokumen dan informasi termasuk berbagai teknik pembuatan indeks berbantuan komputer serta berkas (files) khusus untuk memudahkan temu balik dokumen berdasarkan istilah atau kondisi istilah dalam berkas. Pangkalan data bibliografis yang besar yang memudahkan temu balik dokumen yang memenuhi syarat tertentu (misalnya berdasarkan pengarang atau subjek), kini berkembang dengan katalog terbacakan mesin sehingga membantu menentukan lokasi dokumen.
Metode mengkomunikasikan pengetahuan termasuk : (a) sistem pos elektronik untuk transmisi teks memo dan surat dokumen ; (b) system transmisi faksimili (facsimile) untuk transmisi dokumen jarak jauh berdasarkan prinsip fotokopi. Ini sama saja dengan fotokopi jarak jauh ; (c) majalah elektronik sebagai sarana komunikasi kegiatan dan hasil penelitian ; (d) telekonferensi artinya pertemuan jarak jauh, masing-masing peserta berada di berbagai tempat, saling berkomunikasi serta terlihat wajah masing-masing ; dan (e) jaringan komunikasi data untuk mengkomunikasikan data dalam bentuk terbacakan mesin.
Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang menitikberatkan penggunaan komputer dan teknologi yang berhubungan dengan pengaturan sumber informasi (Wilkinson & Cerullo, 1997). Pengertian yang senada menyatakan bahwa TI berkaitan dengan perhitungan bisnis, komunikasi, dan teknologi kantor (Jones & Terry, 1988). Secara khusus TI diartikan oleh The Management in the 1990s Research Program dalam Indriantoro (1996) terdiri dari enam elemen yang semakin terintegrasi dan berevolusi yaitu (1) perangkat keras, (2) perangkat lunak, (3) jaringan, (4) workstation, (5) robotik, dan (6) smart chips. Secara singkat TI diartikan sebagai computing dan networking. Perkembangan TI juga memiliki kecenderungan yang terus berubah setiap
waktunya. Kecenderungan ini dibagi ke dalam tiga tahap, yaitu era pemrosesan data (data processing), era mikro, dan era jaringan (network) yang berdurasi antara setiap era 15 sampai dengan 20 tahun (Nolan, 1995, dalam Indriantoro,1996). Perkembangan ini menandakan bahwa TI terus berubah dan berintegrasi dengan perkembangan dunia secara menyeluruh. Trend TI dibagi menjadi tiga, yaitu:
- computer hardware trends
- computer sofware trends
- telecommunication trends.
Kecenderungan perangkat keras yang terus berkembang ditandai dengan ukuran (size) yang semakin kecil, kecepatan (speed) yang semakin tinggi, kapasitas (storage capacity) yang semakin besar, daya tahan (reliability) yang semakin kuat, biaya (cost) yang semakin murah, dan pilihan (options) yang semakin banyak. Trend perangkat lunak komputer juga berkembang ditandai dengan mudahnya pemrograman dan banyak program yang digunakan (software package). Trend telekomunikasi juga ikut berkembang seiring dengan
perkembangan TI. Perkembangan yang paling signifikan dalam trend ini adalah teknologi digital, transmisi serat optik, telekomunikasi tanpa kabel, dan jaringan intelijen. Ketiga trend ini telah membuat TI sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan organisasi. Mulai dari proses produksi sampai dengan pemasaran membutuhkan teknologi informasi, sehingga teknologi informasi menjadi hal yang mutlak harus ada dalam setiap organisasi yang ingin mempertahankan kelangsungan bisnisnya. Dengan mengaplikasikan teknologi informasi akan membuat organisasi menjadi lebih kompetitif, karena mendapatkan banyak manfaat dan keuntungan yang diperoleh dari kecanggihan teknologi informasi. Kemampuan TI ditinjau dari segi teknis masih berkembang semakin maju dan canggih, tetapi implementasi dalam praktek masih memerlukan banyak penyesuaian dan waktu. Kemajuan teknologi sangat mempengaruhi banyak aspek dalam manajemen, struktur, dan aktifitas tugas dalam organisasi. Dalam banyak industri, teknologi informasi telah memungkinkan organisasi dalam mentransformasikan secara besar-besaran berbagai aspek operasional organisasi yang membentuk value chain. Mengaplikasikan teknologi dalam produk, computer-aided design and manufacturing (CAD/CAM), otomatisasi pabrik dan logistik, menyebabkan kualitas kinerja lebih baik, dan penurunan biaya yang cukup signifikan telah mengubah standar kompetisi industri dalam memproduksi barang dan jasa. Rockart (1988) menyatakan bahwa TI merupakan senjata strategik, dan mamanfaatkan TI menjadi amat penting. Suadi (1993) dan juga Sudibyo (1992) menyatakan bahwa dampak teknologi informasi terhadap organisasi, pengguna, dan manusia pendukungnya antara lain adalah meningkatkan efisiensi operasi, mendukung inisiatif strategis, memperluas batas organisasional, mengubah pola kerja, mengubah persyaratan
kemampuan individu dalam organisasi, mengubah sifat pengawasan, meningkatkan daya saing, dan mengusahakan platform budaya yang sesuai. Perkembangan dan pengaruh teknologi informasi terhadap organisasi telah mendorong organisasi untuk dapat mengaplikasikan teknologi tersebut, dengan tujuan agar organisasi lebih dapat memperbaiki kinerja, daya tahan dan respon organisasi. Namun demikian tidak ada jaminan keberhasilan dengan aplikasi ini (McFarlan, 1990). Penggunaan teknologi informasi menuntut suatu perencanaan yang memadai yang menjamin tujuan strategis dan menuntut adanya perubahan organisasi yang memungkinkan integrasi sitem. Farrel dan Song (1988) mengusulkan empat bidang aplikasi teknologi informasi yaitu: operasi internal, unit bisnis, batas organisasi, dan produk baru. Pertama, operasi internal. Dalam bidang ini, selain penggunaan teknologi informasi untuk pemrosesan data secara elektronis, peran utamanya adalah untuk mendesain kembali pemrosesan operasi dan pengembangan produk. Sebagai contoh, dalam integrated manufacturing system, teknologi memungkinkan produk berjalan tanpa menambah cost melalui computerized aid manufacturing. Pada online systems dan just in time, kualitas produk akan diperbaiki secara terus menerus dengan melalui model CAD yang memberi kemudahan simulasi terhadap kinerja produk dan mesin. Siklus pengembangan produk baru meningkat secara dramatis menurut waktu dan merefleksikan kebutuhan pelanggan melalui koordinasi antar departemen, yang didukung teknologi. Dalam bidang lainnya, pemrosesan informasi akuntansi dapat dilakukan lebih cepat dan akurat, sehingga informasi dapat disediakan lebih tepat waktu. Penggunaan integrated computerized systems dapat mengurangi pekerjaan klerikal dan dapat dilakukan pegawai yang dapat mengirim dan menerima secara langsung dari pihak luar dengan menggunakan
data manajemen sistem. Kedua, teknologi informasi dapat digunakan untuk mengkoordinasi secara efektif diantara unit bisnis. Pengaplikasian teknologi informasi untuk mengkoordinasi diantara unit bisnis di dalam organisasi besar dapat meningkatkan corporate portofolio management. Adapun tujuan strategik koordinasi tersebut yaitu memperbaiki sinergi diantara unit bisnis, sehingga mengakibatkan total produktivitas dan keuntungan bagi setiap unit bisnis bertambah besar. Ketiga, batas organisasi. Teknologi informasi dapat memberi kemudahan dalam memperbaiki pemrosesan transaksi antar organisasi dan mendukung negosiasi dan partnership antar organisasi, menghubungkan dengan suppliers, customers dan bahkan rekanan organisasi. Dengan menyediakan jasa pemrosesan data, pelaporan dan transaksi ke customers dan suppliers, suatu organisasi menjadi “electronically bound” bagi mereka. Aplikasi ini meliputi konsep just intime. Tenologi informasi yang baru juga membantu aliansi strategis diantara organisasi, yang memudahkan joint marketing campaigns diadakan oleh organisasi dalam industri yang berbeda (McFarlan, 1990). Keempat, produk baru. Organisasi yang memiliki slack dalam kemampuan sistem informasinya (manusia dan mesin) dikenalkan organisasi baru dengan menjual kelebihan kemampuan pemrosesan dan informasi. Skala ekonomi dalam sistem informasi dan nilai kerusakan secara cepat dari informasi memotivasi jenis ini untuk diversifikasi. Sebagai contoh, JC Penney dan Sears menyediakan pemrosesan kartu kredit bagi organisasi lainnya. Aplikasi dalam bidang yang lain adalah dalam desain organisasi. Dalam bidang ini, teknologi informasi mampu mengubah atau menciptakan struktur organisasi baru dan proses manajemen yang lebih responsif, fleksibel dan efisien. Dalam penentuan suatu pabrik, teknologi dapat digunakan dalam pengendalian yang lebih formal atas pekerjaan unit desentralisasi melalui implementasi prosedur pengecualian. Meskipun terdapat banyak kemungkinan aplikasi teknologi informasi, penggunaan teknologi informasi tidak menjamin keberhasilan organisasi.

Kesalahan dalam keputusan dan konsep dapat menyebabkan kegagalan dalam menggunakan teknologi informasi. Menurut Ressetti dan DeZoort (1989), kesalahan umum dalam mengenalkan teknologi baru adalah: (1) manajemen gagal merencanakan pengenalan sistem yang baru, (2) manajemen mengasumsikan bahwa pekerja dapat segera melakukan kerja yang lebih produktif, (3) manajemen gagal memberi kompensasi bagi pekerja sesuai tuntutan skill yang berkaitan dengan aspek pengenalan sistem baru, (4) pekerja tidak layak berintegrasi dalam planning, designing, dan implementasi sistem. Menurut McFarlan (1990), kegagalan secara konsep adalah (1) system tidak menyediakan potensi dan nilai yang memadai bagi customers untuk melakukan investasi, (2) jasa baru tidak memiliki daya tahan dan dorongan bagi organisasi, yang hanya berkompetisi secara positif dalam jangka pendek, (3) ketika organisasi mulai ofensif dalam aplikasi bidang ini, perusahan ternyata tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk melanjutkan perbaikan teknologinya, (4) pasar tidak dipertimbangkan secara layak, yang berarti sistem tidak memperbaiki sinergy diantara unit bisnis, dan (5) dalam proyek yang besar, partners bisnis dan teknologi partners yang tidak cukup stabil dapat mengakibatkan ketidakpastian dalam aliansi, dan (6) organisasi tidak mempertimbangkan implikasi kebijakan publik, seperti masalah anti trust, yang dapat menyebabkan berhentinya aliansi diantara berbagai industri. Teknologi Informasi (TI) selalu mengalami perubahan dan perkembangan yang cukup pesat. Tanpa terasa, kita terus dihadapkan pada situasi dimana teknologi informasi berkembang cepat dan menjadi lebih baik daripada sebelumnya. Perkembangan ini bisa dikatakan sebagai kekuatan pendorong yang sangat besar bagi meningkatnya minat organisasi terhadap manajemen pengetahuan. Smith dan Farquhar secara tepat menyatakan bahwa ada tiga faktor mengapa manajemen pengetahuan sekarang sangat populer, yaitu (1) meningkatnya ruang kolaborasi virtual bagi organisasi yang semakin tersebar; (2) modal intelektual menjadi penting karena kemampuan belajar secara cepat dan terus menerus menjadi faktor penentu keberhasilan; dan (3) kemajuan teknologi yang memungkinkan manipulasi berbagai bentuk data dan informasi.

Sementara itu, ketika teknologi jaringan dan telekomunikasi semakin maju, maka boleh dikatakan bahwa teknologi pengelolaan pengetahuan mengalami pertumbuhan sangat dinamik. Seperti dikatakan Jablonski, Horn, dan Schlundt (2001), manajemen pengetahuan kini berdiri di atas tiga kaki yaitu :

Intelegensi buatan (artificial intelligence) yang membantu mengekstraksi informasi dari berbagai sumber untuk disimpan di knowledge base. Sebuah knowledge base memiliki format yang bisa ditelusur dan diakses sesuai keperluan pemakai. Pendekatannya berdasarkan asumsi bahwa knowledge base bisa dipisahkan dari knowledge carriers.
Manajemen dokumen (document management) untuk menyimpan dan mengelola berbagai tipe dokumen di dalam satu pusat. Pemanfaatannya adalah melalui metadata.
Teknologi jaringan komputer dan hypertext yang memungkinkan berbagai dokumen dihubungkan, sedangkan pencariannya didukung oleh search engine.
Majunya Teknologi Informasi (TI) memang bisa memacu efisiensi dan efektifitas organisasi. Karena dirasa banyak manfaatnya bagi organisasi, sehingga usaha-usaha untuk lebih memaksimalkan TI terus berkembang. Bagi mereka, TI telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dan merupakan infrastruktur yang penting bagi organisasi atau organisasi dalam memberikan nilai tambah atau keuntungan kompetitif. Berikut ini dijelaskan lima meta-komponen dari framework teknologi Knowledge Management. Fungsi dari masing-masing komponen tersebut adalah:
Knowledge Flow: komponen ini memfasilitasi aliran pengetahuan di dalam KMS.
Information Mapping: komponen ini membuat link dan peta dari informasi yang kemungkinan nanti akan dikonversikan menjadi pengetahuan untuk dimanfaatkan oleh seluruh organisasi.
Information Sources: sumber data yang memasok data dan informasi ke dalam KMS.
Information and Knowledge Exchange: perangkat dan fasilitator non-teknologi yang memungkinkan pertukaran informasi antara sumber- sumber tacit dan eksplisit, membantu membuat dan menyebarkan konteks, dan memfasilitasi sensemaking (kemampuan untuk memahami informasi dan pengetahuan sesuai dengan konteksnya).
Intelligent Agent and Network Mining: perangkat penggalian, linking, dan pengambilan pengetahuan, yang memfasilitasi penemuan pengetahuan menggunakan intelligent agents dan pattern mining tools.
Penerapan manajemen pengetahuan hanya akan memberikan dampak positif bila terintegrasi sepenuhnya antara aspek teknologi dengan aspek social dan organsiasi (O Leary et al., 2001). Teknologi informasi merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan, tetapi bukan yang paling penting. Tanpa organisasi dan pengelolaan sumber daya maka TI tidak akan sukses. Pendekatan yang perlu dilakukan di samping pendekatan disain teknis adalah:
Menciptakan perasaan membutuhkan komputerisasi
Membuat dukungan yang dibutuhkan untuk proyek hingga operasi dapat berjalan dengan memuaskan
Memonitor perkembangan proyek dan menjawab tantangan yang menghambat perubahan proses atau system.
Mengembangkan komitmen pengguna pada sistem.
Seringkali timbulnya anggapan bahwa permasalahan Teknologi Informasi itu adalah permasalahan yang cukup diatasi dengan hanya solusi teknis. Sebagai dampaknya orang sering mengabaikan kebutuhan infrastruktur non teknis yang harus dipenuhi dalam pengembangan TI. Biasanya setelah kegagalan suatu pengembangan barulah kebutuhan akan infrastruktur sosial non teknis ini makin terasa. Sebagai contoh adalah permasalahan Sumber Daya Manusia (SDM). Pada dasarnya suatu Teknologi Informasi akan memiliki dua jenis infrastruktur utama :
Infrastruktur teknis
Dalam hal ini termasuk infrastruktur fisis, misal bangunan listrik, juga infrastruktur teknologi seperti jaringan komunikasi dan juga kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras. Biasanya dalam pengembangan TI orang sudah peduli dengan kebutuhan infrastruktur teknis, dan seringkali menempati porsi terbesar di dalam perancangan system
Infrastruktur sosial (atau non teknis)
Dalam infrastruktur ini termasuk organisasi, SDM, literacy (budaya baca-tulis), dan juga faktor pendukung ekonomi. Biasanya, banyak orang hanya memfokuskan perhatian pada infrastruktur sosial ini adalah di sisi ekonomis saja.
Seperti yang terlihat pada Gambar di bawah ini, TI sendiri bagaikan suatu lempengan yang disangga oleh kedua jenis infrastruktur itu. Agar TI dapat berjalan dan berkembang dengan baik, maka harus ada keseimbangan infrastruktur tersebut. Pengabaian salah satu komponen infrastruktur itu akan menyebabkan TI itu sendiri tak dapat berlangsung dengan baik. Jadi misalnya faktor infrastruktur sosial diabaikan, maka bentukan TI akan menjadi condong ke sisi teknis belaka, dan ini menjadikan fungsi dari TI itu sendiri tak teroptimasi, dan malah ada kemungkinan menemui kegagalan yang menyebabkan kerugian.
Sebagai ilustrasi akan diambil contoh suatu kasus yang sering terjadi pada penggunaan aplikasi perkantoran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih pemakaian perangkat lunak aplikasi perkantoran dengan mempertimbangkan pada perangkat lunak yang paling lengkap, dan mungkin karena kebiasaan belaka.
Mereka rela membayar mahal untuk membeli software tersebut. Di samping harganya yang tinggi, software yang lengkap dan baru ini biasanya menuntut kebutuhan perangkat keras yang besar, misal jumlah RAM, speed proccessor dan sebagainya. Akibat biaya pembelian software dan hardware yang terlalu besar, menjadikan biaya pengembangan SDM ditekan, seperti biaya pelatihan dan juga biaya dukungan teknis eksternal. Hal ini disebabkan biaya total departemen Teknologi Informasi yang mereka miliki tetap terbatas.
Sering orang berfikir bahwa dalam teknologi digital akses adalah segala-galanya. Tetapi hal itu tidak cukup karena dapat beresiko walau akses kesenjangan akses (access gap) berkurang tetapi kesenjangan kefasihan (fluency gap) tetap besar. Kefasihan penggunaan teknologi bukan saja berarti mengetahui bagaimana menggunakan perangkat bantu teknologi tersebut, tetapi juga bagaimana mengkonstruksi sesuatu dengan alat bantu tersebut. Jadi bukan saja fasih membaca situs web, tetapi juga mampu membuat halaman web, atau
membuat publikasi. Pemberian akses saja tidak cukup tetapi juga harus dipertimbangkan bagaimana kefasihan ini dapat dicapai. Tentu saja diharapkan dengan pemanfaatan TI, maka gap yang terjadi akan semakin kecil.
Berdasarkan pertimbangan di atas sewajarnya bila sistem informasi dikembangkan dengan pendekatan yang berbeda dari pendekatan masa lalu. Sebagian besar disain sistem informasi saat ini dilakukan oleh para perekayasa perangkat lunak (software engineer) dan programer yang memfokuskan perhatian dan energi kreatifnya pada mekanisme dari sistem informasi. Programer berfikir bagaimana menulis program secara efisien dan elegan serta memaksimalkan kinerja serta kemudahan perawatan. Pada banyak kasus, kegunaan dan manfaat sistem informasi sering tidak dipertimbangkan pada tahapan disain. Pendekatan seperti ini sering kali menghasilkan sistem informasi yang tak dapat memberikan informasi yang handal pada pengguna.
Pergeseran fokus perhatian ke sisi manusia membuat kita harus merevisi perhatian kita pada perkembangan TI yang telah ditempuh selama ini. Yang tadinya hanya terfokuskan pada pembelian perangkat yang lebih canggih dan cenderung lebih mahal, kini haruslah dipertimbangkan kembali Pendekatan dengan metoda user centered atau terpusatkan pada manusia akan lebih tepat untuk diterapkan. Metode seperti collaborative design, ethnography, dan juga contextual design patut dilibatkan dan dijadikan masukan juga. Jelas hal ini akan
melibatkan pengetahuan dan kemampuan para ahli bidang sosial dan keterlibatan pakar juga.
Penggunaan basis informasi digital saat ini sudah menjadi kebutuhan dari organisasi. Hal ini sejalan dengan kebutuhan atas manajemen pengetahuan guna mendukung organisasi untuk tetap bertahan diera knowledge age. Setidaknya basis data digital dapat dipandang sebagai repositori dokumen-dokumen kritis (critical document) yang ada didalam organisasi tersebut. Repositori dokumen ini nantinya dapat dibedakan atas repositori dokumen arsip (archived) dan dokumen kerja (working document). Di dalam konsep dasar database digital sedikitnya dokumen-dokumen arsip atau biasa juga disebut sebagai dokumen pasif dapat disimpan didalamnya, sehingga dapat diakses oleh seluruh karyawan (sesuai hak aksesnya) yang terhubung dalam jaringan computer. Saat ini tersedia berbagai produk yang dapat mendukung perkembangan media digital, dari mulai media penyimpanan yang berbetuk cakram optis seperti CD (R/W), Magnetic Optical (MO), DVD dan juga semakin murahnya harga media megnetis (hardisk), sampai ke perangkat keras untuk melakukan konversi (kemajuan teknologi scanner), dan juga perangkat lunak yang memudahkan kita dalam pelaksanaan konversi dari kertas ke media elektronis (digital). Perkembangan infrastuktur jaringan computer global (internet) baik dari sisi coverage dan kecepatan akses (bandwidth) juga sangat mempengaruhi perkembangan informasi digital. Akan tetapi, teknologi yang berkembang dalam sebuah organisasi khususnya teknologi informasi
selayaknya dipandang sebagai faktor enabler dalam pelaksanaan konsep manajemen pengetahuan. Dan dalam mendukung pengembangan dan penerapan system infromasi digital (dan manajemen pengetahuan) tersebut, diperlukan sebuah strategi manajemen pengetahuan yang komprehensif. Teknologi informasi telah meniadakan jarak, ruang, dan waktu antara dua tempat di muka bumi serta antara bumi dan ruang angkasa. Teknologi informasi baru membuat dunia semakin ‘kecil’. Teknologi baru menyajikan kepada umat manusia akan terbentuknya ‘jendela dunia’ dan teknologi baru akan membentuk desa dunia (Marshall Mc.Luhan). Pendapat tersebut membuktikan bahwa potensi teknologi informasi, terutama setelah konvergensi yang sempurna antara
komputerisasi dan telekomunikasi telah membantu perwujudan ide kapitalisme pengetahuan. Jadi tidak mungkin memisahkan kepopuleran manajemen pengetahuan dari kemajuan dan inovasi teknologi informasi. Sehingga bagi organisasi, teknologi informasi telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dan
merupakan infrastruktur yang penting bagi organisasi dalam memberikan nilai tambah atau keuntungan kompetitif. Berkembangnya kemajuan di bidang teknologi informasi (TI) dapat memacu efisiensi dan efektifitas organisasi, sehingga usaha-usaha untuk lebih memaksimalkan TI terus berkembang. Sehingga ada anggapan bahwa, manajemen pengetahuan merupakan suatu upaya menempatkan kembali Teknologi Informasi sebagai usaha peningkatan pengelolaan informasi dan pengetahuan organisasi secara sistematis. Sekaligus menempatkan kembali orang–orang yang telah terlatih dan memiliki kecakapan sesuai lini pendidikan dan organisasional.


Salam.

Manajemen Perubahan Menuju Perubahan Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal berbagai jenis organisasi yang mempengaruhi semua tingkatan kehidupan manusia itu sendiri. Fakta menunjukan bahwa secara tak sadar manusia sejak ia lahir telah mendapat sebuah perlakuan keorganisasian hal ini dapat dilihat dari kenyataan bahwa semua manusia terlahir dari sebuah organisasi kecil yang dinamakan keluarga itu sendiri. Menurut Mc Farland organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan.

Organisasi merupakan elemen yang amat penting dalam kehidupan manusia modern dewasa ini. Organisasi membantu kita melaksanakan hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan oleh manusia sebagai individu, maka diperlukan adanya kerja sama dan dukungan orang lain dalam mewujudkan tujuan manusia lewat sebuah wadah yang disebut organisasi itu. Organisasi dapat memenuhi aneka macam kebutuhan manusia misalnya kebutuhan akan ekonomi, spiritual, politik, psikologis, kultur dan lainnya yang kesemuanya hanya dapat dilakukan apabila ada wadah resmi dalam wujud struktur atau organisasi untuk memenuhi kebutuhan manusia tersebut.

Organisasi sebagai suatu wadah yang menampung individu-individu untuk mewujudkan satu visi dan misi yang disepakati bersama. Organisasi senatiasa berjalan dengan tiga opsi, yaitu opsi maju, mundur, dan stagnan. Ketiga opsi tersebut secara teoritis tidak terlalu jelimet. Namun, praktiknya yang kerapkali menimbulkan sebuah usaha decode prediction di luar perkiraan. Secara kosmologis, seluruh komponen kehidupan senantiasa meyakini perubahan. Termasuk pada usaha, bisnis atau sebuah organisasi. Dalam berorganisasi, eksisitensi seperti roda yang kadang ada dibawah, dan kadang ada diatas. Otomatis, semakin besar suatu organisasi, semakin kompleks pula struktur dan sistem kerjanya dan semakin berpeluang menghasilkan produktifitas melalui prigresifitas yang mampuni. Namun, keberadaan sesuatu yang kompleks membutuhkan kinerja dan loyalitas yang tinggi pula. Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan di dalam lingkungan internal maupun eksternal. Walaupun perubahan yang terjadi lebih pada lingkungan, namun pada umumnya menuntut perubahan lebih pada organisasional, dan organisasi-organisasi bisa melakukan lebih banyak perubahan ataupun lebih sedikit. Organisasi-organisasi bisa merubah tujuan dan strategi-strategi, teknologi, desain pekerjaan, struktur, proses-proses, dan orang. Perubahan-perubahan pada orang senantiasa mendampingi perubahan-perubahan pada faktor-faktor yang lain.

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Proses perubahan pada umumnya mencakup sikap dan perilaku saat ini yang unfreezing, perubahan-perubahannya dan akhirnya kepemilikan sikap dan perilaku yang baru yang refreezing. Sejumlah isu-isu kunci dan problem harus dihadapi selama dalam proses perubahan umum. Pertama adalah, diagnosis yang akurat mengenai situasi dan kondisi saat ini. Kedua adalah, penolakan yang ditimbulkan oleh adanya unfreezing dan perubahan. Terakhir adalah, isu pelaksanaan evaluasi yang memadai dari usaha perubahan yang sukses, di mana evaluasi-evaluasi semacam itu kebanyakan lemah atau bahkan tidak ada sama sekali.

Masalah yang dirumuskan pada penulisan makalah ini adalah hanya membahas dan melihat manajemen mengelola sebuah organisasi yang sedang bergerak menuju sebuah perubahan. Karena kita ketahui bersama bahwa jaman semakin berubah dari waktu ke waktu maka organisasi juga harus berubah mengikuti perkembangan jaman tersebut, walau tidak jarang terdapat pula terdapat sebuah resistensi atau penolakan terhadap perubahan tersebut.

Kajian terhadap perubahan organisasi dilakukan dengan melihat perubahan struktur pada organisasi perangkat daerah pemerintah kota Makassar yang bertambah nomenklaturnya sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007. Apakah perubahan ini membawa dampak yang baik terhadap organisasi atau tidak atau bahkan menimbulkan resistensi atau penolakan atas perubahan tersebut serta apa langkah-langkah, tahap-tahap dan pendekatan perubahan yang dapat dilakukan ketika organisasi mengalami perubahan akan dibahas selengkapnya pada isi dari makalah ini.

1. Organisasi menurut Chester L. Barnard adalah sebagai sebuah sistem tentang aktivitas kerjasama dua orang atau lebih dari sesuatu yang tidak berwujud dan tidak pandang bulu, yang sebagian besar tentang persoalan silaturahmi. Menurut James D. Money organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama, dan menurut Hebert A. Simon organisasi adalah sebagai pola komunikasi yang lengkap dan hubungan-hubungan lain di dalam suatu kelompok orang-orang.

2. Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut

3. Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide perilaku baru oleh sebuah organisasi. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyusaian disain organisasi di waktu mendatang. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoprasian secara sengaja.

4. Pengembangan Organisasi yang dikemukakan oleh Pareek 1978 ” Suatu usaha yang direncanakan, yang dimulai oleh para ahli proses untuk membantu sebuah organisasi mengembangkan keterampilan diagnostiknya, kemampuan penguasaannya, strategi hubungannya dalam bentuk sistem-sistem sementara atau setengah tetap, dan persamaan budaya ”.

5. Resistance to change adalah penolakan atas perubahan itu sendiri, biasanya terjadi apabila dalam organisasi ada dua kelompok yang berlawanan yakni yang menghendaki resistensi dan yang menolak resistensi ( Kurt Lewin ).

Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah perubahan organisasi, dikenal istilah senada yaitu change interventation; sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi merubah sesuatu menjadi berbeda. Dan change again; individu atau kelompok yang bertindak sebagai katalis atau suatu sekte yang bertanggung jawab untuk melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerja kedepan. Perubahan organisasi akan mengarah kepada opsi mundur, apabila sistem perencanaan yang ada didalamnya baik satu ataupun banyak komponen yang menyusun mengalami disfungsi. Konsekuensinya akan tampak pada meredupnya kegiatan tanpa ada alasan yang jelas dan timbulnya kesenjangan di dalam organisasi.

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Richard Beckhard merincikan perubahan itu sebagai berikut : makin meluasnya pasar, unsur produk yang makin singkat saja, orientasi pasara yang makin meningkat, lebih banyak ditekannya fungsi-fungsi staf versus fungsi garis, hubungan keorganisasian yang berganda, otomatisasi pekerjaan yang makin meningkat (terutama diluar negeri).

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Faktor-faktor yang memunculkan change resistance (menentang perubahan) terkait dengan penyerapan sistem informasi berbasis teknologi informasi yaitu:

1. perasaan malu ( loss of face)
2. kehilangan kendali (Loss of Control)
3. efek yang berbeda (“difference” effect)
4. bisakah saya melakukannya?( “ can I do it?’)
5. more work ( lebih banyak bekerja)
6. tantangan yang nyata (Real Threats)
7. komitmen untuk berkompetisi (Competing Commitments)
8. kerugian yang dihadapi
9. menghadapi ketidakpastian yang berlebih
10. segala sesuatu yang diluar dugaan (surprise)
11. efek yang saling berkaitan
12. kegagalan masa lalu (past resentment)

Perubahan organisasi akan mengarah pada opsi maju apabila ada kesinambungan yang harmonis antara sistem dan pelaksananya. Suasana yang berlangsung pada sistem tersebut tertata dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau membuat inovasi yang koorperatif satu sama lain. Contohnya, apabila sebuah organisasi bisnis yang mengalami kenaikan saham pada suatu periode hal itu tidak lepas dari rancangan manajemen POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling) yang mapan. Apabila perencanaan sebuah organisasi mapan, namun kontrolingnya lemah, maka kenaikan saham akan terjadi kalau ada keberuntungan saja.

Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:

(1) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;

(2) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;

(3) Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.

Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan. Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan.

Tujuan perubahan organisasi :

1. Meningkatkan kemampuan organisasi

2. Meningkatkan peranan organisasi

3. Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal

4. Meningkatkan daya tahan organisasi

5. Mengendalikan suasana kerja

Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau sebagian besar untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam sasaran dan arah organisasi.

Perubahan organisasi seperti telah dibahas diatas mempunyai tiga tipe perubahan antara lain perubahan rutin, perubahan peningkatan dan perubahan inovatif. Masing-masing perubahan mempunyai dampak tersendiri bagi organisasi tersebut. Dalam pembahasan ini kita akan mengambil contoh perubahan organisasi rutin yakni perubahan dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi.

Sebagai dampak penerapan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Struktur Organisasi Perangkat Daerah, dalam sebuah warta kota saya pernah membaca pada salah daerah tahun 2009 melakukan perubahan struktur keorganisasian Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) dimana Asisten Wali Kota bertambah satu, nomenklatur tiga SKPD kembali berubah dalam struktur baru tersebut, ada satu jabatan eselon II bertambah dan tiga Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) naik tingkat atau status dari hanya berupa badan menjadi sebuah kantor. Bahkan, ada SKPD yang kemudian dilebur menjadi beberapa bagian. Posisi itu, yakni jabatan Asisten III Bidang Keuangan dan Asset dimunculkan, dimana saat ini posisi Asisten dilingkup pemkot hanya berjumlah tiga saja yaitu Asisten Bidang Pemerintahan, Asisten Bidang Perkonomian, Pembangunan dan Sosial, serta Asisten Bidang Administrasi. Sementara, SKPD yang dilebur menjadi dua yakni Dinas Kelautan dan Ketahanan Pangan, berubah menjadi Dinas Kelautan,Perikanan,Pertanian dan Peternakan, serta menjadi Kantor Ketahanan Pangan (KKP).

Demikian halnya pada Badan Pemberdayaan Perempuan naik tingkat menjadi Kantor Pemberdayaan perempuan. Kemudian, menyusul Dinas Pengelolaan Lingkungan Hidup dan Keindahan berubah, dan dilebur menjadi Dinas Keindahan dan Pertamanan dan Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup (BPLHK). Sedangkan, Dinas Pendapatan Daerah, Bagian Keuangan dan Bagian Perlengkapan, yang sebelumnya santer diusulkan bergabung menjadi Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) batal dilakukan.

Bukan hanya pada SKPD saja yang berubah, tapi pada Sekretariat daerah (Sekda) ada perubahan hingga penambahan fungsi, di Bagian Kesejahteraan Rakyat (Kesra), Bagian Humas, serta Bagian Ekonomi dan Pembangunan.

Perubahan atas struktur organisasi perangkat daerah ini tentunya akan menimbulkan beberapa perubahan baru dalam organisasi pemerintahan daerah ini, antara lain :

a. Bertambahnya jumlah pejabat eselon dalam SKPD

b. Bertambahnya jumlah staf

c. Pekerjaan yang semakin mudah dikerjakan sesuai dengan tugas masing-masing SKPD baru

d. Mengurangi rentang kendali pekerjaan

Tentunya ini akan membuat organisasi semakin berkembang dan semakin mudah dalam melaksanakan apa yang menjadi tugas pokok dan fungsinya tersebut.

Perubahan organisasi seperti contoh diatas tentu akan membuat setiap organisasi tidak selamanya akan menerima perubahan tersebut atau dengan kata lain akan hadir suatu resistansi terhadap perubahan tersebut. Resistensi biasanya terjadi pada tingkat individu dan juga tingkat organisasi.

Organisasi pada hakekatnya memang konservatif, secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenal-kan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan antara lain :

1. Inersia Struktural

Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasil kan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.

2. Fokus Perubahan Berdampak Luas

Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.

3. Inersia Kelompok Kerja

Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.

4. Ancaman Terhadap Keakhlian

Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.

5. Ancaman Terhadap Hubungan Kekuasaan Yang Telah Mapan

Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.

6. Ancaman Terhadap Alokasi Sumber Daya

Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?.

Mengapa harus ada resistensi ? pertanyaan ini layak dikemukakan apabila kita ingin mendapatkan sebuah jawaban atas perubahan organisasi tersebut seperti salah satu perubahan organisasi yang telah dikemukakan di atas. Setiap daerah mempunyai kondisi yang sangat berbeda dengan daerah lain, ada yang mempunyai sumber daya manusia yang baik akan tetapi tidak mempunyai sumber daya alam yang mencukupi pun demikian sebaliknya.

Kondisi ini akan menyebabkan daerah akan melakukan resistensi atau penolakan atas inisiatif PP Nomor 41 Tahun 2007 tersebut, biasanya resistensi terjadi karena kurangnya keterbatasan daerah dalam mengakses sarana yang tersedia. Tentu akan timbul masalah yang negatif dan positif atas perubahan sebagaimana dimaksud di atas. Perampingan atau penambahan struktur organisasi perangkat daerah memungkinkan terjadinya efek positif bagi organisasi dan individu yakni penambahan jumlah personalia, budget, dan lainnya yang berarti kesempatan kerja akan semakin terbuka.

Efek negatif adalah apakah perubahan ini akan menjadi solusi bagi daerah atau akan menjadi pekerjaan rumah baru bagi pemerintah untuk mencari jalan keluar terhadap timbulnya masalah lain yang datang, utang luar negeri bertambah misalnya. Hanya pemerintah yang dapat memberikan solusi jawaban atas kebijakan yang dibuat untuk pembangunan nasional tersebut.

Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoprasian secara sengaja. Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau sebagian besar untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam sasaran dan arah organisasi.

Ketika anda harus memanaj perubahan, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut sebagai berikut :

a. Tipe Peningkatan Perubahan seperti penggunaan waktu secara moderat, ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya, karena kebiasaan buruk dari staf. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler.

b. Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organisasi dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyusaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelola perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif.

Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan mikro dan makro.

Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui pelaksanaan bebagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan adalah usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal dan internal.

Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya.

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1 :

yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2 :

adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

Tahap 3 :

merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4 :

adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu terdapat juga beberapa tahapan yang dapat menjawab tantangan perubahan sebuah organisasi sebagai berikut :

Tahap 1 : Membangun Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan.

Sebuah proses perubahan tidak akan berhasil tanpa ditopang oleh sebuah kebutuhan yang jelas. Mengapa kita harus berubah; inilah pertanyaan yang perlu dikelola dalam fase ini

Dalam tahapan ini kita perlu memberikan sejumlah alasan untuk bisa menumbuhkan kesadaran untuk berubah. Kita bisa mengungkapkan gap antara situasi saat ini dengan yang dikehendaki. Dan juga melakukan komunikasi untuk menyebarkan ekspektasi yang positif terhadap perubahan.

Tahap 2 : Menciptakan Visi dan Tujuan Perubahan

Setelah kita sadar bahwa perubahan merupakan kebutuhan yang perlu dilakukan, maka dalam fase berikutnya kita mesti membangun tujuan perubahan secara jelas. Visi dan tujuan perubahan akan memberikan arahan yang jelas bagi proses transformasi yang tengah dilakukan.

Dalam hal ini, tujuan perubahan sebaiknya disusun secara artikulatif, jelas, mudah dicerna, dan mampu memotivasi karyawan untuk bersama mencapainya. Tujuan dan visi perubahan mesti diterjemahkan kedalam sasaran (goals) yang lebih rinci dan terukur (measurable).

Tahap 3 : Mengelola Implementasi Proses Perubahan

Tekad dan tujuan perubahan yang sudah dideklarasikan hanya akan sia-sia jika tidak didukung dengan impelemntasi yang jelas dan sistematis. Bahkan kadang dalam fase ini perusahaan banyak yang mengalami kegagalan.

Serangkain tindakan yang bisa dilakukan untuk mendukung proses perubahan antara lain adalah:

· Menciptakan sistem penghargaan yang mendukung proses perubahan merupakan sarana manajemen yang sangat kuat untuk meningkatkan buy-in dan komitmen karyawan

· Membuat anggaran yang lebih mendukung proses perubahan menjadi bagian yang krusial dari proses implementasi

· Membuat aturan dan prosedur pengoperasian yang lebih baru dan lebih sesuai dengan arah implementasi perubahan. Kebijakan dan aturan yang kondusif akan sangat membantu menciptakan iklim kerja dam kultur perusahaan yang mendukung proses perubahan.

Tahap 4 : Memelihara Momentum Perubahan

Fase ini perlu dilakukan agar proses perubahan yang telah dijalankan tetap berada on track, dan tidak mundur lagi ke belakang. Bebarapa tindakan konkrit yang dapat dilakukan disini antara lain adalah membangun support sistem bagi para change agent. Selain itu juga perlu dikembangkan kompetensi dan perilaku baru yang lebih sesuai dengan tujuan perubahan yang hendak diraih.

1. Model Tiga Langkah Kurt Lewin

Pendekatan klasik yang dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah. Pertama : UNFREEZING the status quo, lalu MOVEMENT to the new state, dan ketiga REFREEZING the new change to make it pemanent.

Selama proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung dan yang menolak . Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.

Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Ketika hambatan dapat dilalui, bukan berarti hambatan akan hilang secara keseluruhan. Yang bisa kita lakukan adalah mereduksi hambatan itu sendiri untuk merubah dan dapat dipahami dengan mempertimbangkan kompleksitas yang ada dalam merubah proses.

Kurt Lewin dalam bukunya yang berjudul Field Theory in Social Science menyatakan bahwa merubah proses menuju sukses adalah merubah usaha untuk menangani tekanan dari ham batan individual dan konformasi kelompok yang dikenal dengan istilah unfreezing dan menstabilkan change intervention dengan menyeimbangkan manajemen dan mengelola kekuatan yang dikenal dengan istilah refreezing.

Hal itu berarti bahwa unfreezing dilakukan untuk menanggulangi status quo, dan melakukan gerakan ke wilayah ide baru dan refreezing perubahan yang baru dan menjadikannya permanent.

Dalam unfreezing, status quo dikenal dengan tiga metode alternatif, yaitu driving force (mendorong dan menguatkan daya secarsa langsung) dan restraining force (mendorong dan menguatkan daya secara tidak langsung).

2. Action Research

Action Research yaitu proses perubahan yang berlandaskan pengumpulan data secara sistematis dan pemiliahn suatu kegiatan perubahan (change action) yang didasarkan pada apa yang diindikasikan oleh data yang dianalisis (Warrick). Ada lima macam langkah yang ditawarkan sebagai berikut :

a) Diagnosis

b) Analisis ( Analysis )

c) Umpan Balik ( Feed Back )

d) Tindakan ( Action )

e) Evaluasi ( Evaluation )

Pada umumnya dapat dikatakan bahwa action research sedikitnya memberikan dua macam keuntungan kepada sebuah organisasi. Pertama : ia bersifat terfokuskan pada problem yang dihadapi, kedua bahwa action research sangat intensif melibatkan para karyawan dalam proses yang berlangsung maka penolakan-penolakan terhadap perubahan akan berkurang.

Dari makalah ini dapat disimpulkan bahwa perubahan organisasi adalah upaya atau usaha merubah organisasi dari bentuk yang satu menjadi bentuk yang lain secara sistematis dan juga merupakan hal yang mesti terjadi di dalam sebuah organisasi. Maka, perlu manajemen pengelolaan perubahan organisasi yang yang berpedoman kepada perencaan dan aplikasi yang sistematis. Di samping itu juga perlu evaluasi yang berkelajutan, dan yang terpenting adalah bagaimana komponen-komponen yang ada di dalamnya dapat berinteraksi dengan harmonis. Peter Senge menuliskan bahwa "Kini dalam organisasi, kata perubahan dapat dipahami secara berbeda-beda bahkan secara bertentangan. Perubahan dapat berarti perubahan eksternal dalam bentuk perubahan teknologi, pelanggan, pesaing atau struktur pasar bahkan perubahan sosial dan politis. Perubahan juga dapat berarti perubahan dinamika internal seperti perubahan organisasi, praktek kerja, cara pandang, dan strategi dalam menjawab tantangan eksternal.

Mengapa perubahan ditolak, Untuk keperluan analitis dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.

Resistensi Individual biasanya karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan antara lain karena kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi, takut akan sesuatu yang tidak diketahui, dan persepsi.

Sedangkan Resistensi Organisasional pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenal-kan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan pada tingkat organisasi antara lain : inersia struktural, fokus perubahan berdampak luas, inersia kelompok kerja, ancaman terhadap keakhlian, ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang telah mapan, dan ancaman terhadap alokasi sumberdaya.

Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan yakni :

1. Pendidikan dan Komunikasi.

2. Partisipasi.

3. Memberikan kemudahan dan dukungan.

4. Negosiasi.

5. Manipulasi dan Kooptasi.

6. Paksaan.

Hanya dengan memahami karakter organisasi maka sebuah organisasi dapat melakukan sebuah perubahan kedepan menuju sebuah organisasi yang efektif dan efisien.

Beberapa saran yang perlu diperhatikan antara lain :

a. Perlu adanya sosialisasi terhadap lapisan-lapisan masyarakat tentang cara melakukan perubahan organisasi yang efektif dan efisien

b. Perlu adanya upaya oleh para organisatoris untuk melakukan aplikasi perubahan organisasi sesuai dengan perkembangan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi

c. Perlu pelatihan ketrampilan terhadap anggota organisasi secara berkala

d. Sistem keorganisasian mesti di tata lebih baik perubahan yang terjadi dapat di ikuti oleh elemen organisasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

A. Buku-Buku :

Handayaningrat, Soewarno Drs. 1984. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Gunung Agung. Jakarta.

Rakhmat. 2009. Teori Administrasi dan Manajemen Publik. Pustaka Arif. Jakarta.

Robbins, SP. 1989. Organizational Behavior. Prentince-Hall. USA.

S U, Syamsi Ibu. 1994. Pokok-Pokok Organisasi dan Manajemen. Rineka Cipta. Jakarta.

Winardi J. 2009. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. PT.Raja Grafindo Persada. Jakarta.

B. Peraturan-Peraturan :

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Struktur Organisasi Perangkat Daerah.

C. Pustaka Elektronik :

www.google.com

Salam.